Come funziona

Archiviazione Sostitutiva

La conservazione sostitutiva è il processo di trasformazione di un documento cartaceo in digitale e la sua conservazione a norma.
Questo processo richiede l’utilizzo di appositi strumenti per la digitalizzazione e l’autenticazione dei documenti come lo scanner e la firma digitale.
Diversamente dalla conservazione cartacea, in ambiente digitale, i criteri per una corretta conservazione documentale devono essere basati su un processo che si serve di soluzioni informatiche al fine di assicurare a lungo termine il mantenimento del valore giuridico, delle caratteristiche di integrità ed autenticità, ma anche l’accesso e la leggibilità ai documenti informatici oggetto di conservazione.
Un ulteriore distinzione va fatta per quanto riguarda:

La Conservazione Digitale
La conservazione Sostitutiva

Con conservazione digitale intendiamo tutti i processi che permettono di conservare a norma un documento di natura digitale.
La conservazione sostitutiva invece è il processo di trasformazione di un documento cartaceo in digitale e la sua conservazione a norma.
Questo processo richiede l’utilizzo di appositi strumenti per la digitalizzazione e l’autenticazione dei documenti come lo scanner e la firma digitale.

Validazione Certificata

E’ un processo mediante il quale si attribuisce una certificazione per la validità di un oggetto, riconoscibile e riconducibile al produttore quindi originale e univoco.

Marca Temporale

La marcatura temporale (time stamping) garantisce data e ora certi per un documento informatico al momento della sua apposizione.
Il servizio di marcatura temporale di un documento informatico, consiste nella generazione, da parte di una Autorità di Certificazione, di una firma digitale del documento (anche aggiuntiva rispetto a quella del sottoscrittore) cui è associata l’informazione relativa ad una data e ad un’ora certa.
Un file marcato temporalmente (con estensione .m7m) al suo interno contiene il documento del quale si è chiesta la validazione temporale la marca emessa dall’Ente Certificatore.
Caratteristiche fondamentali:

mantiene la validità del documento oltre la validità del certificato;
prova l’esistenza di un documento ad un determinato istante.

Nell’ambiente digitale è importante assegnare una data e un’ora certa ad un documento per mostrare quando è stato scritto e firmato (ad esempio gare e concorsi).
La marca temporale convalida il documento, anche certificando che l’ID del suo firmatario era valido al momento della firma. L’uso della marca temporale non tocca il contenuto del documento e non ne modifica la sua firma.
Una marca temporale (timestamp) è una sequenza di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per accertare l’effettivo avvenimento di un certo evento.
La data è di solito presentata in un formato compatibile, in modo che sia facile da comparare con un’altra per stabilirne l’ordine temporale.
La pratica dell’applicazione di tale marca temporale è detto timestamping.
La marcatura temporale è il processo di generazione e apposizione di una marca temporale su un documento informatico, digitale o elettronico.
Il processo di marcatura temporale consiste nella generazione, da parte di una terza parte fidata (il Certificatore accreditato), di una “firma digitale del documento” cui è associata l’informazione relativa ad una data e ad un’ora certa.
L’apposizione della marca temporale consente di stabilire l’esistenza di un documento informatico a partire da un certo istante e di garantire la validità nel tempo.